Dalam hukum Indonesia, legalisasi adalah tindakan mengesahkan tanda tangan pejabat serta cap atau segel resmi pada suatu dokumen berdasarkan verifikasi. Rumusan ini dipakai dalam peraturan Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri tentang legalisasi dokumen.[1]: Pasal 1 angka 2 [2]: Pasal 1 angka 3 Undang-Undang Jabatan Notaris memakai istilah yang sama untuk pengesahan tanda tangan pada akta di bawah tangan oleh notaris.[3]: Penjelasan Pasal I angka 6 (Pasal 15 ayat (2) huruf a) Dokumen publik Indonesia yang akan digunakan di negara peserta Konvensi Apostille tidak dilegalisasi oleh Kementerian Hukum, tetapi diberi apostille.[1]: Pasal 2 ayat (3) [4]: Pasal 2 ayat (2) Beberapa jenis dokumen, antara lain dokumen yang ditandatangani pejabat diplomatik atau konsuler, tidak dapat diberi apostille.[4]: Pasal 2 ayat (4)
Legalisasi oleh notaris
Notaris berwenang mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus.[3]: Pasal I angka 6 (Pasal 15 ayat (2) huruf a) Menurut penjelasan undang-undang, ketentuan ini merupakan legalisasi terhadap akta di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh orang perseorangan atau para pihak di atas kertas yang bermeterai cukup, dengan jalan pendaftaran dalam buku khusus yang disediakan notaris.[3]: Penjelasan Pasal I angka 6 (Pasal 15 ayat (2) huruf a) Pernyataan notaris pada tulisan di bawah tangan itu menerangkan bahwa penanda tangan dikenal olehnya atau telah diperkenalkan kepadanya, bahwa isi akta telah dijelaskan kepada penanda tangan, dan bahwa penandatanganan dilakukan di hadapannya.[5]: Pasal 1874a Surat di bawah tangan yang disahkan atau dilegalisasi wajib diberi teraan cap atau stempel serta paraf dan tanda tangan notaris.[6]: Pasal 56 ayat (3)
Legalisasi berbeda dengan pembukuan surat di bawah tangan, yang juga dilakukan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus.[3]: Pasal I angka 6 (Pasal 15 ayat (2) huruf b) Wardhani dan Wardhana menyebut pembukuan itu waarmerking. Menurut mereka, waarmerking tidak menyatakan kebenaran tanggal, penandatanganan, dan isi surat, sedangkan pada legalisasi notaris wajib mengenal orang yang membubuhkan tanda tangan.[7]: 23, 25–26
Legalisasi dokumen untuk penggunaan lintas negara
Kementerian Hukum
Menurut Peraturan Menteri Hukum Nomor 8 Tahun 2025, Menteri Hukum menyelenggarakan legalisasi terhadap dokumen publik yang diterbitkan di Indonesia untuk digunakan di luar negeri, dan terhadap dokumen publik dari luar negeri yang akan digunakan di Indonesia. Dokumen publik yang akan digunakan di negara peserta Konvensi Apostille dikecualikan.[1]: Pasal 2 Permohonan diajukan secara elektronik kepada menteri melalui Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum, dengan registrasi dan pengisian formulir permohonan pada laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.[1]: Pasal 1 angka 9–10 dan Pasal 3 ayat (2) Peraturan ini mencabut Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 19 Tahun 2020.[1]: Pasal 12
Kementerian Luar Negeri
Legalisasi pada Kementerian Luar Negeri diatur dalam Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022. Tanggung jawabnya ada pada direktorat jenderal yang menyelenggarakan tugas dan fungsi kekonsuleran, sedangkan pelaksananya adalah pejabat yang ditunjuk pada Direktorat Konsuler.[2]: Pasal 1 angka 6 dan Pasal 2 Cakupannya meliputi dokumen yang diterbitkan di Indonesia untuk digunakan di luar negeri, dokumen yang diterbitkan di luar negeri untuk digunakan di Indonesia, dan dokumen yang diterbitkan perwakilan negara asing di Indonesia.[2]: Pasal 4 ayat (1) Legalisasi itu dikecualikan terhadap dokumen publik Indonesia yang akan digunakan di luar negeri sebagaimana ditetapkan oleh menteri pada kementerian yang ditunjuk sebagai otoritas berwenang Indonesia untuk penerapan Konvensi Apostille.[2]: Pasal 4 ayat (2) huruf b
Dokumen yang diterbitkan di Indonesia harus lebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia. Dokumen dari luar negeri lebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk pada perwakilan Republik Indonesia atau pada perwakilan negara asing.[2]: Pasal 5 ayat (1) Permohonan diajukan secara elektronik melalui aplikasi legalisasi pada laman resmi kementerian.[2]: Pasal 7 ayat (1)
Apostille
Indonesia mengesahkan Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing (Konvensi Apostille) dengan Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021.[8]: Pasal 1 ayat (1) Konvensi itu mulai berlaku bagi Indonesia pada tanggal 4 Juni 2022.[9]
Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 menyebut apostille sebagai legalisasi apostille, yaitu tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat serta cap dan/atau segel resmi pada dokumen berdasarkan verifikasi.[4]: Pasal 1 angka 1 Layanan ini diselenggarakan Menteri Hukum untuk dokumen yang diterbitkan di Indonesia dan akan digunakan di negara peserta konvensi.[4]: Pasal 1 angka 7 dan Pasal 2 ayat (1)–(2) Sebaliknya, legalisasi pada Kementerian Luar Negeri dikecualikan terhadap dokumen dari luar negeri yang akan digunakan di Indonesia apabila dokumen itu sudah dilekati sertifikat dari otoritas yang berwenang menurut konvensi.[2]: Pasal 4 ayat (2) huruf a
Pengesahan fotokopi oleh notaris
Di samping legalisasi, notaris juga berwenang melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya.[3]: Pasal I angka 6 (Pasal 15 ayat (2) huruf d) Fotokopi yang dicocokkan oleh notaris wajib diberi teraan cap atau stempel serta paraf dan tanda tangan notaris.[6]: Pasal 56 ayat (3)
Lihat pula
Referensi
- 1 2 3 4 5 "Peraturan Menteri Hukum Nomor 8 Tahun 2025 tentang Layanan Legalisasi Dokumen Publik pada Kementerian Hukum" (PDF). peraturan.go.id. Diakses tanggal 2026-11-04.
- 1 2 3 4 5 6 7 "Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022 tentang Tata Cara Legalisasi Dokumen pada Kementerian Luar Negeri" (PDF). peraturan.go.id. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 1119. 2022-11-04. Diakses tanggal 2026-11-04.
- 1 2 3 4 5 "Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris". JDIH BPK RI. Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Diakses tanggal 2026-10-24.
- 1 2 3 4 "Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille" (PDF). peraturan.go.id. Diakses tanggal 2026-11-04.
- ↑ "Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Buku Keempat: Pembuktian dan Kedaluwarsa". Wikisource bahasa Indonesia. Diakses tanggal 2026-10-24.
- 1 2 "Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris". JDIH BPK RI. Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Diakses tanggal 2026-10-24.
- ↑ Wardhani, Restri Ismi; Wardhana, Rhama Wisnu (2020). "Tanggung Jawab Notaris Terhadap Kekuatan Pembuktian Akta Dibawah Tangan Yang Telah Di Waarmeking". Jurnal Ilmu Kenotariatan. 1 (2): 19–33.
- ↑ "Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing)" (PDF). peraturan.go.id. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 3. 2021-01-05. Diakses tanggal 2026-11-04.
- ↑ "#12 – Status table: Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents". hcch.net (dalam bahasa Inggris). Hague Conference on Private International Law. Diakses tanggal 2026-11-04.